従来、企業で作成した書類は紙で保管するのが一般的でした。しかし昨今、デジタル化が進み、紙で保管するのではなく、データ化して安全に保管する方法が注目を集めています。企業向けに文書保管サービスといったものがあり、多くの企業で導入されています。ここでは、文書保管サービスの概要から利用するメリットについて解説をしていきます。

文書保管サービスってどんなサービス？

文書保管サービスとは、企業向けに自社内の書類を安全に預かってもらえるサービスのことをいいます。書類の保管のみならず、書類の整理・廃棄まで請け負ってもらえるサービスもあります。

書類は年数を重ねていくにつれ、次第に溜まっていってしまうもの。また保管期限などが法律で決められている書類もあるため、こうした煩雑な作業もサービスを利用すれば委託することが可能です。

文書保管サービスのメリットとは？

文書保管サービスのメリットについて見ていきましょう。次の３つのメリットがあります。

必要な書類が探しやすくなる

文書保管サービスの多くは、Web上で文書管理が行えるようになっています。検索をかけることができるので、必要な書類をすぐに見つけることができます。書類を探す時間や手間が大きく削減できるのです。

書類の保管・廃棄が容易にできるようになる

書類のなかには、保管期間が定められているものがあり、これを手作業で管理しようと思うと、かなり煩雑になってしまいます。文書管理サービスを利用すれば、一元管理ができるため、保管期限が到来した際もすぐにわかるようになります。

また、廃棄についても溶解処理など安全な方法で処理・廃棄されるため、安全面においても安心できます。

保管するコストの削減につながる

紙の文書を保管するには、書庫など一定のスペースが必要となります。場合によっては、保管庫をレンタルして、毎月賃料を払っているという企業も多く存在します。保管庫を外部に移すことができるので、コスト削減や、保管スペースの縮小につながります。

まとめ

ここまで文書管理システムの基本的な概要と、メリットについて解説をしていきました。企業において文書管理は、保管や廃棄などさまざまな課題を抱えている企業も少なくありません。文書管理サービスを利用することで、必要な書類がすぐに取り出せ、また管理も委託できるので、保管期限の定められた書類も適切に管理・廃棄することが可能になります。もし文書管理がうまくいっていないという人は、文書管理サービスを利用してみてはいかがでしょうか。