ビジネスの世界では、書類保管の方法が重要な課題となっています。特に、増え続ける書類に対応するためには、社内保管と外部書類保管サービスのどちらを選ぶべきか、という選択が必要です。では、どちらの選択が最適なのでしょうか？

まず、社内での文書「保存」と「保管」の違いを理解することが重要です。一般的に「保存」とは、長期的に書類を保持することを指し、積極的に利用されることは少ないです。これに対し、「保管」とは、必要に応じて簡単にアクセスできるように書類を整理し、利用可能な状態に保つことを指します。言い換えれば、社内での書類保管は、即時アクセスが必要な文書に最適ですが、長期保存が必要な書類には、社内スペースが限られているため、あまり適していません。

そこで登場するのが外部書類保管サービスです。主にトランクルームや貸倉庫などがこれに当たりますが、それぞれに特徴があります。トランクルームは、個人や小規模ビジネス向けに、必要なスペースを月額で借りることができるサービスです。これは、一時的な保管や小規模な書類に適しています。一方で貸倉庫は、より大きなスペースを必要とする場合や、長期的な保管が必要な場合に適しています。しかし、保管責任は基本的に借り手にあり、セキュリティや災害時のリスクに対する配慮も必要です。

外部書類保管サービスの大きな利点は、社内スペースの節約にあります。貴重なオフィススペースを書類保管用に使用することなく、他の生産的な活動に利用することができます。また、特定の書類が必要な時に限りアクセスすることで、社内の整理整頓が容易になります。

しかし、外部書類保管サービスを利用する際の注意点もあります。まず、トランクルームの場合は、書類の取り出しや返却に自社で対応する必要があり、これは時間と労力の消費につながります。貸倉庫の場合は、費用が比較的高くなりがちで、長期契約が必要な場合もあります。加えて、保管物に対する保管責任が業者にはないため、セキュリティ面での懸念もあります。

結局のところ、社内保管か外部書類保管サービスかは、企業のニーズ、書類の種類、利用頻度、そして費用対効果を考慮して判断すべきです。大量の書類を安全かつ効率的に保管する必要がある場合は、外部書類保管サービスを検討する価値があります。しかし、日常的にアクセスが必要な書類や、機密性の高い書類は、社内で管理することが最善かもしれません。