多くの企業が、社内規程を紙媒体で管理しています。しかし、ペーパーレス化によるメリットを活用することで、効率的な規程管理が可能となります。以下に、社内規程をペーパーレス化するメリットを紹介します。

・コスト削減

紙の規程を印刷する、保管する、配布する、廃棄するといった作業には、コストがかかります。ペーパーレス化により、これらのコストを削減することができます。

・時間の節約

紙媒体で規程を管理する場合、必要な情報を探すのに時間がかかります。また、新しい規程を配布する際には、全員に配布する必要があります。ペーパーレス化により、必要な情報をすばやく検索することができ、また、新しい規程を配布する際にも、デジタル配信を利用することで時間を節約することができます。

・環境への負荷軽減

紙媒体で規程を管理する場合、印刷や廃棄による紙の使用量が多くなります。ペーパーレス化により、紙の使用量を減らすことができ、環境への負荷を軽減することができます。

・安全性の向上

紙媒体で規程を管理する場合、紛失や盗難のリスクがあります。また、重要な規程が廃棄された場合、企業にとって大きなリスクとなります。ペーパーレス化により、データの暗号化やアクセス制御を行うことができ、情報の安全性を向上することができます。

・透明性の向上

ペーパーレス化により、規程の改訂履歴をデータとして保管することができます。これにより、誰がいつ、どのような変更を加えたかを追跡することができ、規程の透明性を向上させることができます。

以上が、社内規程をペーパーレス化するメリットです。コスト削減、時間の節約、環境への負荷軽減、安全性の向上、透明性の向上といった点が挙げられます。ペーパーレス化によって、企業が抱える多くの問題点を解決することができるため、今後ますます導入が進むことが予想されます。