企業にとって個人情報の取り扱いは、厳重に行うべきことの一つです。仮に情報漏洩などしてしまうと、企業のイメージダウンにつながり、大きな損害を被ってしまう可能性が大いにあります。ここでは、個人情報が載っている書類を保管する方法に焦点を当て解説していきます。

個人情報が載っている書類を保管する方法

個人情報が載っている書類を保管する方法はいくつかあります。気をつけるべき点も踏まえながら見ていきましょう。

金庫に入れて保管する

個人情報を取り扱う場合は、厳重に管理しておく必要があります。データで管理している場合は、誰でも閲覧できるようパソコンやクラウドなどで保管するのはおすすめできません。ネットワークにつながないことで、外部からのサイバー攻撃などの脅威から守ることができます。

また、紙の書類を扱う場合は、金庫などで施錠して管理するのが望ましいです。金庫の鍵についても、キーセーフを活用すると安心です。

オフィスの防犯対策を行う

オフィスの防犯対策を全社的に行うことで、外部からの侵入により個人情報が盗まれるというリスクを下げることができます。オートロックシステムの活用や監視カメラの設置などで、防犯対策を高め、外部からの侵入を防ぎましょう。

特に従業員が多い会社や取引先の人の出入りが頻繁に行われる会社は特に注意が必要です。

個人情報が記載されている書類を出しっぱなしのまま離れない

個人情報が記載されている書類を机に置いたまま、席を離れるのはよくありません。また、パソコンで個人情報のデータを表示させたまま席を離れるのも同様です。

書類の場合は、確認したら鍵がついた引き出しの中にしまうといった対応が必要です。つい不注意で書類を置きっぱなしで席を離れるというのはやってしまいがちですが、一人一人の意識が大切になります。

データの場合は権限の設定を行う

個人情報をデータで扱う場合は、アクセスの権限の設定が有効です。権限を付与された人しか閲覧できないよう設定を行います。近年では、ネットワークで個人情報を管理する場合、アクセス権限が求められる機能は概ね備わっています。権限設定をおくことで、限られた人しか閲覧できないようにし、パスワードなども個人で管理するようできれば対策が可能です。

まとめ

ここまで個人情報が載っている書類の保管方法について解説をしてきました。個人情報を扱う場合、紙媒体の場合は金庫などに保管し、データの場合はアクセス権限を付与するなどの対策が有効です。個人情報の流出は、企業にとって大きな問題となるため絶対に避けなければなりません。厳重に管理し、必要な人が必要なときだけ見られるよう対策をしておきましょう。