企業で永久保存しなければならない書類は？種類を紹介

企業が保管する書類のなかには、法律で保管期間が決まっています。中でも永久保存が必要な書類も存在します。ここでは、永久保存しなければならない書類について解説をしていきます。

永久保存しなければならない書類とは？

永久保存しなければならない書類にはどのようなものがあるのでしょうか？それぞれ種類別に紹介します。

定款は、会社の名称や所在地といった会社の概要や規則がまとめられているものをいいます。法律で決まっているわけではありませんが、会社がある限りは保存指定おかなければなりません。

株式会社の設立で必要となる書類です。これも法律によって定められているわけではありませんが、永久保存すべき書類の一つです。

永続契約している契約書は、契約が継続する限りは保管が必要になります。

登記に関わる書類も永久保存すべき書類の一つです。土地や建物の権利関係が記載されています。

会社が権利や財産を保持している場合は、永久保存しておくべき書類です。権利や財産を保持していることを証明する重要な書類です。

企業のなかには新たな製品を生み出すために作成した、設計図などの重要書類を保持しているケースがあります。このような書類が外部に流出してしまうと、自社にとって大きな損害を受けてしまう可能性が大いにあります。

製品開発時の書類は、今後新たな製品を生み出していくためのヒントともなり得るため、永久保存するのが望ましいです。

官公庁などから通達があったときの書類などは、永久保存すべきです。事業を開始したときに提出した書類も同様です。

社規や社則は、会社を運営していく上でのルールともいえるものです。会社が存続している以上掲げておくべき書類のため、永久保存するのが望ましいです。

また、社規や社則が仮に変わった場合でも、過去の社規や社則は履歴として残しておくべき書類になります。

労働組合から何らかの申し出があった場合、協定書の確認を行う場合があります。また、過去の協定書についても、経緯を確認する際に使われるケースもあるため、永久保存しておく必要があります。

ここまで、会社で永久保存すべき書類についてそれぞれ紹介してきました。会社が存続する以上、永久に残しておくべき書類は沢山あります。誤って紛失や廃棄をしてしまわないよう、しっかりと保管場所を決めて管理をする必要があります。